El asistente virtual es el nivel más completo del servicio. No solo contesta la llamada: termina el trabajo que la llamada genera. Agenda la cita en su calendario, la confirma, la reprograma cuando el cliente cambia de planes, actualiza el expediente en su sistema, abre el ticket de soporte y completa el formulario en línea.
La diferencia práctica es qué encuentra usted cuando revisa su teléfono. Con un servicio de mensajes encuentra una lista de pendientes. Con un asistente virtual encuentra el trabajo hecho.
Y como todo en Answering365, funciona igual en español que en inglés: quien llama es atendido en el idioma que prefiera, y la información queda registrada en su sistema en el idioma en que usted trabaja.
Qué incluye además de contestar
- Agendamiento y gestión de citas directamente en su calendario o sistema en línea, con confirmaciones y reprogramaciones.
- Actualización de expedientes y formularios en su EHR o CRM, siguiendo los permisos y protocolos que usted defina.
- Integración segura con el sistema que ya usa, en vez de un sistema paralelo que después hay que reconciliar.
- Apertura de tickets de soporte con la información completa, para que su equipo técnico no tenga que llamar de vuelta a preguntar lo básico.
- Reportes personalizados sobre el volumen de llamadas, los horarios en que entran y los motivos más frecuentes.
Para quién tiene más sentido
El asistente virtual rinde más en negocios donde el valor de la llamada está en lo que ocurre después de colgar. Un consultorio médico en el que cada llamada debería terminar en una cita agendada. Una empresa de servicios técnicos donde cada llamada debería terminar en un ticket con la información completa. Un despacho donde cada consulta nueva debería quedar registrada con los datos que el abogado necesita antes de devolver la llamada.
En esos casos, un mensaje bien tomado sigue siendo trabajo pendiente. Lo que ahorra tiempo de verdad es que la cita ya esté puesta.
Cómo se conecta con su calendario y su sistema
Trabajamos dentro de las herramientas que usted ya usa, con los accesos que usted autorice y limitados a lo que se necesita para hacer la tarea. La configuración incluye qué tipos de cita existen, cuánto dura cada una, qué huecos se pueden ofrecer, con qué anticipación, y qué hacer cuando no hay disponibilidad.
Para consultorios médicos, todo esto ocurre bajo manejo conforme con HIPAA, igual que el resto de nuestro servicio de salud.
¿El asistente virtual también contesta el teléfono?
Sí. Incluye todo lo que hace la recepcionista virtual —contestar en vivo, filtrar, responder preguntas frecuentes y transferir— y agrega el trabajo posterior a la llamada.
¿Puede agendar citas en el calendario que ya uso?
Sí, esa es la idea. Se trabaja dentro de su calendario o sistema en línea, no en un sistema aparte, para que usted no tenga que copiar nada de un lado a otro ni descubrir después dos versiones distintas de la misma agenda.
¿Cómo se cobra este servicio?
Igual que el resto: por el tiempo que nuestros agentes dedican a su cuenta, en incrementos de treinta segundos. Una llamada de agendamiento o de servicio al cliente toma más tiempo que un mensaje simple, y eso se refleja en el plan que le conviene.
¿Es seguro darles acceso a mi sistema?
Los accesos se limitan a lo estrictamente necesario para las tareas acordadas, y en cuentas médicas el manejo es conforme con HIPAA. Usted define qué puede ver y qué puede modificar un agente.
Cuéntenos qué necesita que quede hecho después de cada llamada: (888) 588-9800 o solicite una cotización. Vea también el servicio de agendamiento de citas.