Una recepcionista virtual hace el trabajo de la persona que estaría sentada en su recepción, sin estar físicamente en su oficina y sin el costo de un empleado de tiempo completo. Contesta con el nombre de su negocio, responde las preguntas de siempre, decide quién merece pasar y transfiere la llamada cuando corresponde.
La diferencia con un simple servicio de mensajes es el criterio. Un servicio de mensajes anota y entrega; una recepcionista virtual decide: esta llamada es un cliente nuevo y hay que transferirla, esta es un vendedor y se corta con cortesía, esta es un paciente con una urgencia y hay que avisar de inmediato.
En Answering365 esa recepcionista es bilingüe. Atiende en inglés o en español según le hable quien llama, y está disponible las veinticuatro horas, incluidos fines de semana y días festivos.
Qué hace su recepcionista virtual
- Contesta en vivo con el saludo exacto que usted escribió, en su nombre comercial.
- Responde preguntas frecuentes: horario, dirección, estacionamiento, formas de pago, qué documentos traer, si aceptan cierto seguro.
- Filtra vendedores, encuestas y llamadas equivocadas para que no lleguen a su celular.
- Califica al cliente nuevo con las preguntas que usted definió, para que usted sepa si vale la pena antes de tomar el teléfono.
- Transfiere en vivo con una presentación previa, para que usted nunca conteste una llamada sin saber quién es.
- Toma el mensaje cuando usted no está disponible y se lo entrega por el medio que prefiera.
Cuánto cuesta comparado con contratar a alguien
Una recepcionista de planta cubre unas cuarenta horas a la semana. Fuera de ese horario, el teléfono vuelve a quedar solo, y eso incluye las noches, los fines de semana, las vacaciones, los días de enfermedad y la hora del almuerzo. La cuenta real de un empleado no es solo el sueldo: son también los impuestos, las prestaciones, el equipo, el espacio y el tiempo que cuesta capacitarlo y reemplazarlo.
Una recepcionista virtual cubre las ciento sesenta y ocho horas de la semana y se cobra por el tiempo que realmente se usa. Para la mayoría de los negocios pequeños y medianos, eso significa cobertura completa por una fracción de lo que cuesta media jornada de personal propio.
Y no hay contratos a largo plazo. Si el volumen de su negocio cambia, el plan cambia con él.
En qué se nota que la recepcionista habla español
Se nota en la primera frase. Cuando quien llama percibe que puede explicar su problema en su propio idioma, la conversación se abre: da más detalles, corrige lo que usted anotó mal, hace la pregunta que en inglés se habría guardado. Eso mejora la calidad del mensaje que usted recibe, no solo la experiencia de la llamada.
Se nota también en los datos. Un apellido, el nombre de una calle o una dirección se deletrean mucho mejor cuando ambas partes hablan el mismo idioma. La cantidad de mensajes con un número de teléfono mal anotado cae notablemente.
¿Cuál es la diferencia entre recepcionista virtual y asistente virtual?
La recepcionista virtual se ocupa de la llamada: contesta, filtra, responde y transfiere. El asistente virtual hace además el trabajo que sigue a la llamada: agenda la cita en su calendario, actualiza su sistema, abre un ticket o completa un formulario. Si lo que necesita es que alguien conteste, la recepcionista basta; si necesita que alguien deje el trabajo hecho, es el asistente.
¿Puede transferir la llamada a distintas personas de mi equipo?
Sí. Se configura un directorio con su equipo y sus reglas: quién recibe qué tipo de llamada, en qué horario y qué hacer si esa persona no contesta. La llamada puede ir a un celular, a una extensión o a la siguiente persona de la lista.
¿Sabrá qué responder si me preguntan algo específico de mi negocio?
Responde lo que usted haya puesto en el guion. Lo habitual es empezar con diez o quince preguntas frecuentes y ampliarlas con el tiempo, a medida que aparecen las preguntas que usted no había previsto.
¿Se nota que la recepcionista no está en mi oficina?
No, si el guion está bien hecho. Contestamos con su nombre comercial, conocemos su horario y su dirección, y hablamos de su negocio en primera persona. Quien llama no tiene por qué saber dónde está sentada la persona que contesta.
Llame al (888) 588-9800 para hablar con nosotros, o solicite una cotización. Compare también con el asistente virtual.