Tomar el mensaje y agendar la cita son dos cosas muy distintas. En el primer caso usted termina con un pendiente; en el segundo, con un hueco de su agenda ocupado. El servicio de agendamiento de citas hace lo segundo: nuestros agentes entran a su calendario, ofrecen los horarios disponibles y dejan la cita puesta antes de colgar.
Funciona a cualquier hora, incluidas las noches y los fines de semana en que su oficina está cerrada y su competencia tampoco contesta. Y funciona en español, que es cuando muchas de esas citas realmente se cierran.
El problema de «lo llamamos para agendar»
Cuando la cita no se agenda durante la llamada, entra en una cadena que la desgasta: alguien tiene que devolver la llamada, la persona no contesta, se deja un mensaje, se vuelve a intentar. Cada paso pierde gente por el camino, y una parte de esos clientes ya resolvió su asunto con otro negocio antes del segundo intento.
Agendar en el momento elimina la cadena completa. La persona colgó con día y hora, y su equipo no gasta ni un minuto persiguiéndola.
Qué hacemos con su agenda
- Ofrecemos solo los horarios que usted autorizó, con la duración correcta según el tipo de cita.
- Respetamos sus reglas: anticipación mínima, huecos que no se pueden tocar, citas que solo ciertos días.
- Confirmamos la cita con quien llama antes de terminar la llamada.
- Reprogramamos y cancelamos cuando el cliente vuelve a llamar, y le avisamos del cambio.
- Registramos la información que usted necesita tener antes de la cita.
Menos ausencias, no solo más citas
Una cita agendada por una persona que respondió preguntas y confirmó en voz alta se cumple con más frecuencia que una que se dejó en un formulario. Y cuando la conversación ocurrió en el idioma del paciente o del cliente, las instrucciones previas —qué traer, dónde estacionarse, a qué hora llegar— se entienden de verdad, que es la otra mitad del problema de las ausencias.
¿Trabajan dentro de mi calendario o en uno aparte?
Dentro del suyo. La idea es que usted no tenga que copiar nada de un sistema a otro ni descubrir después dos versiones distintas de la misma agenda.
¿Pueden agendar para varios profesionales a la vez?
Sí. Se configuran reglas por profesional o por recurso: qué tipo de cita atiende cada uno, en qué horarios y con qué duración.
¿Y si el cliente pide una hora que no está disponible?
Ofrecemos las alternativas más cercanas según sus reglas. Si nada le sirve, tomamos el mensaje con su preferencia para que su equipo lo resuelva, en vez de dejarlo sin respuesta.
¿Sirve para un consultorio médico?
Sí, y es uno de los usos más frecuentes. En cuentas médicas el manejo de la información es conforme con HIPAA, y el agendamiento se combina con el protocolo de triaje que usted defina.
Llene su agenda también de noche: (888) 588-9800 o solicite una cotización. Vea también el asistente virtual.