Un servicio de contestación telefónica es, en pocas palabras, una persona que contesta su teléfono cuando usted no puede. No una grabación, no un menú de opciones, no un robot que promete devolverle la llamada: una persona real que responde con el nombre de su negocio, escucha lo que necesita quien llama, toma la información que a usted le importa y se la entrega de la forma en que usted la quiera recibir.
En Answering365 hacemos eso desde 1989, y lo hacemos igual en español que en inglés. La contestación bilingüe no es un plan aparte ni un cargo adicional: viene incluida en todos nuestros planes. Si su cliente llama y prefiere hablar español, la persona que contesta le responde en español desde el saludo hasta la despedida.
Nuestros agentes están ubicados en Estados Unidos. No enviamos llamadas al extranjero, y eso se nota cuando quien llama menciona el nombre de una calle, un condado, una aseguradora o un código de área y espera que del otro lado entiendan de qué está hablando.
Qué hace exactamente un servicio de contestación
Mucha gente descubre este servicio buscando una solución a un problema muy concreto: el teléfono suena cuando no hay nadie para contestarlo. Pero lo que se puede delegar es bastante más que apretar un botón.
- Contestar en vivo con el nombre de su negocio. Quien llama nunca escucha «servicio de contestación». Escucha el saludo que usted escribió.
- Tomar el mensaje completo. Nombre, teléfono, dirección, motivo de la llamada y cualquier otro dato que usted defina en su guion.
- Separar lo urgente de lo que puede esperar. Con el protocolo que usted nos dé, decidimos qué se le avisa de inmediato y qué queda para la mañana siguiente.
- Transferir la llamada en vivo. Cuando la llamada vale la pena y usted está disponible, se la pasamos con una presentación previa.
- Filtrar lo que no es un cliente. Vendedores, encuestas y llamadas equivocadas no tienen por qué llegar a su celular.
- Entregarle el resultado. Mensaje de texto, correo electrónico, llamada, portal en línea o directamente en su sistema.
Por qué el buzón de voz le está costando dinero
El buzón de voz parece una red de seguridad, pero funciona muy mal como tal. La mayoría de las personas que llaman a un negocio por primera vez no deja mensaje: cuelga y marca el siguiente número. No hay enojo ni queja de por medio; simplemente tenían un problema y siguieron buscando a alguien que se los resolviera.
Lo grave es que esa pérdida es invisible. Una llamada contestada deja un mensaje, un correo, un cliente. Una llamada perdida no deja absolutamente nada: no aparece en ningún reporte, no genera una queja y nadie le avisa. Un negocio puede pasar años perdiendo trabajo sin enterarse nunca de cuánto.
Cuando además quien llama prefiere hablar español y se encuentra con una grabación en inglés, la probabilidad de que deje un mensaje cae todavía más. No es falta de interés: es que dejar un recado en un idioma en el que uno no se siente cómodo, con datos que hay que deletrear, a una máquina que no responde, es incómodo para cualquiera.
Cómo se construye su cuenta
- 1Hablamos de su negocio. Qué hace, quién llama, qué preguntan y qué considera usted una emergencia.
- 2Escribimos su guion. El saludo exacto, las preguntas que haremos y las respuestas a lo que preguntan siempre.
- 3Definimos las reglas de contacto. A quién se le avisa, a qué hora, por cuál medio y qué hacer si esa persona no responde.
- 4Probamos la cuenta. Llamadas de prueba antes de que entre la primera llamada real.
- 5Ajustamos sobre la marcha. El guion no queda congelado: se cambia cuando su negocio cambia.
Para una cuenta estándar el proceso completo toma entre uno y tres días hábiles desde que tenemos su información. Si su necesidad es urgente, existe activación acelerada.
Qué recibe usted después de cada llamada
El objetivo no es que usted se entere de que hubo una llamada; es que reciba la llamada ya procesada. Según el plan, eso puede ser un mensaje con los datos del cliente, una cita ya puesta en su calendario, un ticket abierto en su sistema o una llamada a su celular porque lo que entró era una emergencia real.
Usted decide el nivel de detalle y el medio. Hay negocios que quieren un texto inmediato con cada llamada y otros que prefieren un solo correo con el resumen de la noche. Ambas cosas se configuran.
¿La contestación en español cuesta más?
No. La contestación bilingüe en inglés y español está incluida en todos los planes de Answering365. Usted paga por el tiempo que nuestros agentes dedican a sus llamadas, no por el idioma en que se hablan.
¿Qué pasa si el cliente empieza en inglés y cambia a español?
No pasa nada especial: el mismo agente sigue la conversación en el idioma que la persona prefiera. No hay transferencia, no hay espera y no se pierde el hilo de lo que ya se había dicho.
¿Puedo quedarme con mi número de teléfono actual?
Sí. No hace falta cambiar de número. Lo normal es desviar su línea hacia nosotros, ya sea todo el tiempo, solo fuera de horario, o solo cuando su línea está ocupada o nadie contesta después de cierto número de timbres.
¿Escucharé un acento que mis clientes no reconozcan?
Nuestros agentes están en Estados Unidos y atienden a un público estadounidense de habla hispana. El español que se habla en la llamada es el español que se usa a diario en este país, sin regionalismos que confundan.
¿Y si mi negocio recibe pocas llamadas?
Existe un plan de pago por uso pensado exactamente para eso: respaldo y cobertura fuera de horario, sin pagar por minutos que no se usan. Muchos negocios pequeños empiezan ahí.
¿Listo para dejar de perder llamadas? Llámenos al (888) 588-9800 o solicite una cotización gratuita. También puede ver los planes y precios o revisar todos los servicios en español.