El servicio de toma de mensajes es la puerta de entrada más sencilla y económica a Answering365. Contestamos su teléfono en vivo, tomamos el mensaje con los datos que usted necesita y se lo entregamos de la manera que usted prefiera. Nada más y nada menos.
Está pensado para profesionales independientes, oficinas de una o dos personas y equipos pequeños que no necesitan que alguien agende citas ni entre a su sistema, pero que sí necesitan que el teléfono deje de sonar en vano.
Como todo nuestro servicio, funciona en inglés y en español sin costo adicional por el idioma.
Qué recibe usted
- Cada mensaje por mensaje de texto, para verlo en el momento.
- Cada mensaje por correo electrónico, con el detalle completo para archivarlo o reenviarlo.
- Un portal en línea donde queda el historial de todas las llamadas.
- Una llamada a su celular cuando lo que entró califica como urgente según sus reglas.
- El resumen agrupado, si prefiere no recibir una notificación por cada llamada.
Qué información tomamos
Usted decide. Lo mínimo suele ser nombre, teléfono y motivo de la llamada, pero el guion se ajusta a lo que su negocio realmente necesita: la dirección donde está el problema, el número de póliza, la marca del equipo, la aseguradora, el nombre del edificio o el número de expediente.
La ventaja de definirlo por adelantado es que usted deja de recibir mensajes incompletos que obligan a devolver la llamada solo para preguntar lo que faltaba.
La diferencia con un buzón de voz
Un buzón de voz recibe lo que la persona quiera decir, si es que decide decir algo. Un agente pregunta lo que falta. Esa es toda la diferencia, y es enorme: el mensaje llega completo, legible y con el teléfono correcto, porque alguien lo repitió en voz alta para confirmarlo.
Además, quien llama cuelga habiendo hablado con una persona. Aunque usted devuelva la llamada dos horas después, la impresión que quedó es la de un negocio que contesta.
¿Cuál es la diferencia con la recepcionista virtual?
La toma de mensajes anota y entrega. La recepcionista virtual además filtra, responde preguntas frecuentes sobre su negocio y transfiere llamadas en vivo. Si lo único que le hace falta es enterarse de quién llamó y para qué, la toma de mensajes es suficiente y más económica.
¿Sirve si solo necesito cubrir las noches?
Sí, y es uno de los usos más comunes. Su línea se desvía a nosotros al terminar su jornada y regresa a su oficina en la mañana. Existe también un plan de pago por uso para volúmenes bajos.
¿Puedo cambiar las preguntas del guion después?
Sí, cuando quiera y sin costo de reconfiguración. Lo normal es que el guion cambie varias veces durante los primeros meses, a medida que usted ve qué información le está haciendo falta.
¿Cuántas personas pueden recibir los mensajes?
En el plan de toma de mensajes lo habitual es uno o dos destinatarios. Si necesita repartir las llamadas entre un equipo con reglas distintas por persona, eso ya corresponde a la recepcionista virtual.
Empiece con lo básico y crezca después. Llame al (888) 588-9800 o pida una cotización gratuita.