La consulta dental tiene dos tipos de llamada que definen su rentabilidad, y las dos ocurren fuera del horario cómodo: la urgencia de la noche y la cancelación de la mañana.
Answering365 atiende ambas en inglés y en español, con agentes reales, las veinticuatro horas, bajo manejo conforme con HIPAA.
La urgencia dental no espera a mañana
Un diente fracturado, un absceso, una corona que se salió el viernes por la noche o un dolor que no cede con analgésicos: quien tiene ese problema busca ayuda de inmediato y llama a varios consultorios hasta que alguien conteste. El que contesta se queda con el paciente, y muy a menudo se queda también con su familia durante los años siguientes.
Con un protocolo de urgencias bien definido, nuestros agentes distinguen lo que necesita atención inmediata de lo que puede esperar a la primera hora, le dan al paciente una indicación clara sobre qué hacer mientras tanto, y avisan al odontólogo de turno solo cuando corresponde.
La cancelación es dinero que se puede recuperar
Un hueco en la agenda de un consultorio dental es una pérdida que no se recupera: esa hora no se puede vender después. La única manera de salvarla es enterarse de la cancelación a tiempo y llenarla.
- Tomamos la cancelación en el momento en que el paciente llama, incluso de noche.
- Registramos el hueco que queda libre en su agenda.
- Ofrecemos ese espacio a quien llama pidiendo cita pronto.
- Manejamos su lista de espera según las reglas que usted defina.
- Confirmamos las citas del día siguiente para reducir las ausencias.
El paciente que pregunta por el seguro
Buena parte de las llamadas a un consultorio dental no son clínicas: son preguntas sobre cobertura, costos, planes de pago y qué necesita traer el paciente. Son preguntas repetitivas que consumen el tiempo de su recepción y que se responden perfectamente con un guion bien escrito.
En español esto pesa todavía más, porque el vocabulario de seguros dentales es confuso incluso para hablantes nativos de inglés. Un paciente que recibe esa explicación en su idioma llega a la cita con expectativas correctas, y eso reduce las discusiones en el mostrador.
¿Pueden agendar directamente en el software de mi consultorio?
Con el servicio de asistente virtual trabajamos dentro de su calendario o sistema en línea, con las reglas de duración y tipo de cita que usted defina, en vez de en un sistema aparte.
¿Qué se considera una urgencia dental?
Lo que usted determine. Se escribe el criterio junto con su consultorio: normalmente traumatismos, hemorragias, inflamación con fiebre y dolor incontrolable activan aviso inmediato, y el resto se documenta para la mañana.
¿Contestan también durante el horario del consultorio?
Si usted quiere, sí. Muchos consultorios nos usan en desbordamiento durante el día: nosotros entramos cuando la línea está ocupada o nadie contesta, para que la recepción pueda atender bien al paciente que tiene enfrente.
Proteja su agenda y sus noches: (888) 588-9800 o solicite una cotización.