Un ensayo clínico vive o muere por el reclutamiento, y el reclutamiento pasa por el teléfono. Cada llamada de alguien que vio un anuncio y quiere saber si califica es una oportunidad que caduca rápido: si no la atienden en vivo, esa persona rara vez vuelve a llamar.
Answering365 atiende esa línea las veinticuatro horas, en inglés o en español, con el guion aprobado por el sitio o el patrocinador y con registro completo de cada contacto.
Reclutamiento y tamizaje inicial
Nuestros agentes aplican, literalmente, el cuestionario de tamizaje que el sitio haya aprobado. No interpretan criterios de elegibilidad ni dan información sobre el estudio más allá de lo que el guion autorice: capturan las respuestas y clasifican al interesado según las reglas escritas.
- Guion de tamizaje aplicado en el orden aprobado, sin desviaciones.
- Captura de datos de contacto y de las respuestas al cuestionario.
- Clasificación según los criterios que el sitio defina para pasar al coordinador.
- Agendamiento de la visita de tamizaje cuando corresponda.
- Registro completo de cada llamada, con su hora, para el expediente del estudio.
Diversidad en la inscripción, en la práctica
La representación de participantes hispanohablantes es una preocupación explícita de la investigación clínica, y una de las barreras más concretas es sencilla: la línea de reclutamiento contesta en inglés. Una persona interesada que llama y no puede explicarse cuelga, y ese interesado no aparece en ninguna estadística de reclutamiento fallido.
Atender esa línea en español, a cualquier hora, elimina una barrera de acceso real sin cambiar nada del protocolo del estudio.
Línea de participantes activos
Además del reclutamiento, un ensayo en curso necesita una línea para los participantes ya inscritos: dudas sobre la medicación del estudio, reporte de un evento, confirmación de una visita o una cancelación. Esa línea suele necesitar cobertura fuera del horario del sitio, y su protocolo define qué se escala de inmediato y qué se documenta.
¿Los agentes explican el estudio a quien llama?
Solo lo que el guion aprobado autorice, palabra por palabra. Cualquier explicación que exceda ese guion se deriva al coordinador del sitio.
¿Pueden atender la línea de eventos adversos?
Pueden recibir la llamada, capturar la información según el formato que el sitio defina y activar de inmediato la cadena de escalamiento establecida. La valoración corresponde siempre al personal del estudio.
¿Cómo se maneja la confidencialidad de los participantes?
Con manejo conforme con HIPAA: verificación de identidad, canales seguros de entrega y control de qué información puede compartirse por teléfono.
El anuncio funciona a la hora que la gente lo ve
Las campañas de reclutamiento no se consumen en horario de oficina. Una persona ve el anuncio en la noche, en el fin de semana o en la sala de espera de otra consulta, y llama en ese momento porque es cuando tiene la disposición de hacerlo. Si la línea del estudio solo contesta de lunes a viernes de nueve a cinco, una parte del presupuesto de reclutamiento está pagando llamadas que caen en un buzón.
Cubrir esa línea las veinticuatro horas suele mejorar la conversión de la campaña sin tocar ni el anuncio ni el presupuesto, simplemente porque las llamadas que ya se estaban generando ahora encuentran a alguien.
Consistencia entre sitios
Para un patrocinador con varios sitios, la línea telefónica es uno de los pocos puntos donde se puede garantizar que el mensaje inicial es idéntico en todas partes: el mismo guion aprobado, el mismo cuestionario de tamizaje, la misma clasificación y el mismo formato de registro, sin depender de la carga de trabajo de cada coordinador.
Eso hace además que los datos de reclutamiento sean comparables entre sitios: si un sitio convierte mucho menos que otro, la diferencia está en la población o en el sitio, no en cómo se contestó el teléfono.
Hablemos de su protocolo de reclutamiento: (888) 588-9800 o solicite una cotización.