Una clínica de terapia física funciona con una agenda densa de citas cortas y repetidas: el mismo paciente vuelve dos o tres veces por semana durante semanas. Eso hace que la agenda sea a la vez el activo principal de la clínica y su punto más frágil, porque una cancelación no afecta a una visita suelta sino a un tratamiento en curso.
Answering365 atiende ese teléfono las veinticuatro horas del día, los trescientos sesenta y cinco días del año, en inglés o en español según prefiera quien llama, con agentes ubicados en Estados Unidos y bajo manejo conforme con HIPAA.
La contestación bilingüe viene incluida en todos los planes, así que atender en español no depende de un plan especial ni de que esté disponible una persona en particular de su equipo.
La cancelación de última hora, el problema estructural
En fisioterapia las cancelaciones son constantes: el paciente amaneció con dolor, no consiguió transporte, le cambiaron el turno en el trabajo. Cada hueco que queda es tiempo de terapeuta que no se puede vender, y enterarse cuando el paciente no llega es la peor forma posible de saberlo.
Referencias médicas que no se pueden perder
Buena parte de los pacientes llega por referencia de un médico, y esas llamadas suelen entrar desde el consultorio referente, no desde el paciente. Si esa llamada cae en un buzón, la referencia se va a la clínica siguiente y el paciente nunca supo que la suya existía.
Explicar la cobertura antes de la primera visita
Cuántas sesiones cubre el seguro, qué copago aplica y qué pasa cuando se agotan las visitas autorizadas son el motivo más frecuente de fricción en el mostrador. Resolverlo por teléfono, en el idioma del paciente, evita discusiones y evita abandonos a mitad del tratamiento.
Lo que su práctica deja de hacer
- Contestar el teléfono en medio de una sesión.
- Devolver llamadas al final del día, cuando la familia ya no contesta.
- Descubrir una cancelación cuando el paciente no llega.
- Perder la llamada de un consultorio o una escuela que refiere.
- Depender de que la persona bilingüe del equipo esté disponible en ese momento.
¿Pueden manejar la lista de espera para llenar cancelaciones?
Sí, con las reglas que usted defina: a quién se le ofrece el espacio liberado, en qué orden y con cuánta anticipación. Una cancelación de la noche puede convertirse en una cita ocupada antes de que abra la clínica.
¿Agendan en el sistema que ya usamos?
Con el servicio de asistente virtual trabajamos dentro de su sistema y con sus reglas de duración y tipo de sesión, en vez de en una agenda paralela que después hay que reconciliar.
¿Atienden las llamadas de consultorios que refieren pacientes?
Sí, con un guion propio: se captura la referencia completa y se enruta a quien corresponda en su clínica, con la prioridad que usted establezca.
Hablemos de su práctica: (888) 588-9800 o solicite una cotización. Vea también el servicio de contestación médico.